Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Chi tratta i tuoi dati

Il titolare del trattamento è Lorenzo Vignati, P.IVA 03831120120, Via G. Pascoli 38, 21057 Olgiate Olona (VA). Per qualsiasi richiesta puoi scrivere a scriba@vignati.org.

Per lo sviluppo e la gestione tecnica del servizio il titolare si avvale di collaboratori incaricati, vincolati da istruzioni scritte e da obblighi di riservatezza, che possono accedere ai dati solo per quanto necessario a far funzionare il servizio e a fornirti assistenza.

2. Quali dati raccogliamo

Dati dell'account

• Indirizzo email e password. La password è protetta con tecniche crittografiche non reversibili (hashing con salt): non è mai conservata in chiaro, e nemmeno noi possiamo leggerla.
• Nome visualizzato, se lo indichi.
• Il tipo di utilizzo dichiarato in fase di registrazione (es. università), usato solo in forma aggregata per capire come viene usato il servizio.

Email e password sono necessarie per creare e usare l'account: senza non è possibile registrarsi né accedere. Il nome visualizzato e il tipo di utilizzo sono facoltativi e la loro mancanza non incide sull'uso del servizio.

Contenuti che carichi

• I file audio o video che invii per la trascrizione.
• I testi prodotti dalla trascrizione e gli eventuali documenti PDF generati.

Un riferimento dentro i PDF

Nei metadati dei PDF che portano il nostro marchio scriviamo il riferimento del lavoro che li ha prodotti (il campo si chiama ScribaRef e si legge da File → Proprietà). Serve a riconoscere l'origine di un documento se qualcuno ne rimuove il marchio senza averne il diritto.

Non è il tuo identificativo: è quello del singolo lavoro. Due PDF diversi portano riferimenti diversi, quindi chi li riceve non può collegarli fra loro né risalire a te: il collegamento esiste solo nella nostra banca dati. Sui PDF senza marchio (Scriba Creator) questo riferimento non viene scritto: quel documento lo hai comprato perché non parlasse di noi, e un codice nascosto lo contraddirebbe.

Base giuridica: legittimo interesse a tutelare il servizio da usi non autorizzati (art. 6.1.f GDPR). Il riferimento è un dato pseudonimo e non contiene il tuo nome, la tua email né il contenuto del documento.

Dati di utilizzo e sicurezza

• Data e ora delle operazioni, durata dei file, stato delle elaborazioni, movimenti delle gocce.
• Dati tecnici di connessione trattati per prevenire abusi del bonus di benvenuto e usi fraudolenti.
• Statistiche d'uso: per capire come viene usato il sito raccolgo statistiche con Umami, un software installato su server miei, in casa. Non uso cookie di profilazione e non traccio le persone fra siti diversi. L'indirizzo IP viene usato solo per generare un identificativo di sessione temporaneo e non viene conservato in chiaro. Questi dati non vengono venduti, ceduti o condivisi con terzi, e restano su infrastruttura di mia proprietà, sempre in casa. Base giuridica: legittimo interesse a migliorare il servizio (art. 6.1.f GDPR).
• Mappe di calore. Raccolgo anche dati aggregati su dove si clicca e fin dove si scorre nelle pagine: sono coordinate e profondità di scorrimento, non il contenuto. I testi, i file e gli appunti non vengono registrati.

Pagamenti

I pagamenti sono gestiti da Stripe. Non riceviamo né conserviamo i dati della tua carta: trattiamo solo l'esito della transazione e l'identificativo necessario a evitare doppi accrediti.

3. Perché li trattiamo e su quale base

Con «legittimo interesse» a prevenire abusi e frodi intendiamo, in concreto: evitare la duplicazione del bonus di benvenuto, proteggere gli account e il servizio da usi impropri e tutelare il titolare da frodi e richieste indebite. Puoi opporti a questo trattamento secondo le condizioni dell'art. 21 GDPR (vedi punto 7).

4. Il contenuto dei tuoi file

I file che carichi possono contenere voci di altre persone e informazioni di ogni genere, comprese categorie particolari di dati (ad esempio riferimenti alla salute, a convinzioni religiose o filosofiche, a opinioni politiche o alla vita sessuale).

Sul contenuto di questi file il titolare del trattamento sei tu: sei tu a scegliere cosa caricare e per quali scopi. Noi agiamo esclusivamente come responsabili del trattamento per tuo conto (art. 28 GDPR), nei soli limiti necessari a produrre la trascrizione che ci chiedi e secondo le tue istruzioni. Non selezioniamo, non esaminiamo e non utilizziamo quel contenuto per finalità nostre, e non lo richiediamo: se contiene categorie particolari di dati, ciò dipende unicamente da ciò che scegli di caricare.

Di conseguenza, spetta a te disporre di una base giuridica valida per i dati contenuti nei file, incluso, dove richiesto, il consenso delle persone registrate e le condizioni previste dall'art. 9 GDPR per le categorie particolari. Ti impegni a non caricare dati di terzi o categorie particolari di dati per cui non hai il diritto o il consenso necessari. In caso di violazione possiamo rifiutare l'elaborazione o sospendere l'account.

Per proteggere questi contenuti: cancelliamo il file audio/video subito dopo la trascrizione, qualunque cosa contenga; non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale; non li leggiamo se non per necessità tecniche di funzionamento o su tua esplicita richiesta di assistenza. La trascrizione prodotta resta sotto il tuo controllo: puoi chiuderla insieme all'account, oppure scriverci per farne cancellare una singola e provvediamo noi. Non vendiamo né comunichiamo i tuoi contenuti a terzi per finalità loro proprie: i fornitori elencati al punto 6 li trattano solo come responsabili, su nostre istruzioni. Non è una cessione.

5. Per quanto tempo li conserviamo

La cancellazione immediata dell'audio è una scelta di progetto: è il file più delicato e non serve conservarlo una volta ottenuto il testo.

Alla chiusura dell'account cancelliamo i tuoi dati e i file collegati; restano solo i dati che siamo tenuti per legge a conservare (es. i documenti contabili delle ricariche). I log tecnici e le eventuali copie di sicurezza hanno una durata limitata e vengono sovrascritti secondo i cicli dei nostri fornitori.

6. Dove vengono elaborati

I modelli di intelligenza artificiale girano in locale, su computer che restano sotto il nostro controllo diretto: l'audio non viene mai inviato a servizi di terzi per essere trascritto o riassunto. Nessun fornitore di intelligenza artificiale riceve le tue registrazioni, né il testo che ne ricaviamo.

Quei computer sono i nostri e, quando serve capienza, quelli dei collaboratori incaricati di cui al punto 1: persone designate, vincolate da istruzioni scritte e da obblighi di riservatezza, che operano sotto la nostra autorità e si trovano in Italia. Non sono fornitori terzi e non trattano i tuoi dati per finalità proprie.

Su quelle macchine i limiti non sono soltanto un impegno assunto per iscritto: sono il modo in cui il programma è costruito. Un computer che elabora una registrazione riceve solo il singolo lavoro che gli è stato assegnato: non ha accesso all'archivio, né alle trascrizioni, agli account o ai pagamenti di chiunque altro, e cancella l'audio appena ha finito. Le credenziali che permetterebbero di leggere il resto non si trovano su quelle macchine.

Puoi chiederci in ogni momento su quali computer viene elaborato ciò che carichi, e chi sono i collaboratori incaricati in quel momento, scrivendo a scriba@vignati.org.

Ci appoggiamo inoltre a questi fornitori, che agiscono come responsabili del trattamento:

Alcuni fornitori trattano dati al di fuori dell'Unione Europea (Stripe, Vercel e Resend, negli Stati Uniti). In questi casi il trasferimento è tutelato ai sensi degli artt. 44 e seguenti del GDPR. In particolare:

• Stripe (a cui arrivano l'esito delle transazioni e gli identificativi di pagamento, non i dati della tua carta) e Vercel (a cui arrivano i dati tecnici necessari all'erogazione del sito) sono entrambi certificati nell'ambito dell'EU-U.S. Data Privacy Framework, e il trasferimento si fonda quindi sulla relativa decisione di adeguatezza della Commissione europea;
• per Resend (a cui arrivano il tuo indirizzo email e il titolo della trascrizione, necessari a recapitarti l'avviso che è pronta) il trasferimento avviene sulla base delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea;
• ove e finché tale decisione non fosse applicabile, il trasferimento avviene sulla base delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea, integrate dalle eventuali misure supplementari necessarie.

Puoi richiederci in ogni momento maggiori informazioni sulle garanzie applicate, l'elenco aggiornato dei Paesi coinvolti o una copia delle garanzie, scrivendo a scriba@vignati.org.

7. I tuoi diritti

Puoi esercitare in ogni momento, gratuitamente, i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR:

• accesso ai tuoi dati e loro rettifica o aggiornamento;
• cancellazione e limitazione del trattamento;
• portabilità: ricevere in formato leggibile da un computer i dati che ci hai fornito e che trattiamo con mezzi automatizzati sulla base del contratto o del consenso;
• opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse, secondo le condizioni dell'art. 21 GDPR;
• revoca del consenso, quando il trattamento si basa su di esso, senza pregiudicare la liceità di quanto svolto prima della revoca.

Scrivi a scriba@vignati.org: ti rispondiamo entro un mese (termine prorogabile nei casi previsti dal GDPR). Puoi comunque proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), senza pregiudizio di ogni altro rimedio.

8. Cookie

Usiamo esclusivamente cookie tecnici, necessari a tenerti collegato e a far funzionare il sito in sicurezza. Non usiamo cookie di profilazione né strumenti di tracciamento pubblicitario; per questi cookie non è richiesto consenso preventivo (art. 122 del Codice Privacy).

Puoi bloccare o eliminare i cookie dalle impostazioni del tuo browser. Tieni presente che disabilitare i cookie tecnici può impedire l'accesso all'account o il corretto funzionamento del sito.

Prima di aprire il servizio abbiamo verificato le pagine pubbliche da browser non autenticato: nessun cookie viene impostato finché non accedi. Il cookie di sessione compare solo dopo il login, ed è quello descritto qui sopra.

9. Statistiche di utilizzo

Per sapere quante persone visitano il sito e quanto velocemente si caricano le pagine usiamo Cloudflare Web Analytics, uno strumento di misurazione pensato fin dall'origine per la privacy: non usa cookie e non raccoglie dati personali.

Raccoglie soltanto metriche aggregate e anonime (come il numero di visualizzazioni delle pagine e i tempi di caricamento) tramite un piccolo script («beacon»). Non vengono raccolte informazioni che permettano di identificarti e non vieni seguito da un sito all'altro: non esiste un identificativo che colleghi tra loro le tue visite.

Poiché non archivia né legge informazioni sul tuo dispositivo e non effettua profilazione, questa misurazione non richiede il tuo consenso (art. 122 del Codice Privacy): è anche il motivo per cui non trovi banner sui cookie.

10. Modifiche

Se cambieremo questa informativa pubblicheremo qui la versione aggiornata, indicando la data. Per modifiche rilevanti te lo comunicheremo via email.

Leggi anche i Termini di servizio →